Para que se entienda bien lo que se ha estado haciendo la semana del 3/nov quería puntualizaros unos detalles de lo que ha sucedido en el MES 2:
1. Tenemos un cliente (Balneario Aguas Termales) que nos
comunica que 5 u. de Serum han llegado defectuosas. TODO HECHO.
VENTAS
- T.4.1 - 13/02
·
Como veis
toda comunicación con el cliente se inicia en el dpto.. de Ventas.
·
Se
recibe fax del cliente comunicando la incidencia de las 5u. defectuosas
·
Se lo
comunica a Almacén para que esperen la recepción de esas 5u. defectuosas por el
cliente
ALMACÉN -T.5- 14/02
·
Se reciben
las 5u. junto con una nota de devolución del cliente (donde justifica esa
entrega)
·
Almacén
lo comunica a:
o
Ventas
junto con la nota de devol.recibida
o
Y a Compras,
para informarles de ese defecto que viene así del proveedor Quimibella.
o
Emite
nota de devoluc. A Quimibella (para justificar esa entrega) y espera la
recogida de las u.defectuosas.
ü
O sea, hay
2 notas de devolución, que redacta todo el que devuelva mercancía, para
justificar las devoluciones de mercancía
defectuosa (1 del cliente a nosotros y otra de nosotros al proveedor)
o
Y es que
toda operación comercial debe estar justificada por un documento,
§
Así, si hay una devolución, debe haber un
documento que lo explique: la nota de devolución.
ü
También
hay 2 notas de abono, que redacta
quién debe no cobrar esa mercancía defectuosa, para minorar el importe de las facturas que emita. Esta nota de
abono le conviene tenerla al que debe pagar, xq justifica que no debe pagar los
productos defectuosos. También podría justificarlo su propia nota de devolución
firmada y sobre todo SELLADA por el proveedor.
VENTAS- T.4.2. NOTA DE ABONO nº001 que se la envía al cliente.
COMPRAS-T.6 y 7.TERMINADO.
·
Al ser
avisado de la llegada de unos productos defectuosos, escribe carta de
reclamación a nuestro proveedor Quimibella, solicitando nota de abono(para
tener justificante de que no debe pagar ese importe).
2. Entre
tanto hemos tenido un cliente nuevo,
JUAN RAMIREZ ARENAS, que nos hace un pedido telefónico. Solo implica a Ventas y Almacén (pues hay
existencias).
VENTAS-T.6.1y2 de fecha 11/02.HECHO.
ALMACÉN. T.4 el 14/02-alb.21.
VENTAS-T.6.3 - Fra.18
Siempre que un cliente haga un pedido
telefónico habrá que rellenar nosotros una plantilla de pedido y enviárselo para
que lo confirme con su firma, porque si hay alguna discrepancia luego, y se
hizo por teléfono no tendremos cómo demostrar que se equivocaron ellos.
3. Nota aclaratoria TAREAS relacionadas
con la Venta a Balneario Zarz, S.A de 200 u. de Gel reafirmante termo:
·
Como es
una nueva venta, comienza en el dpto.. de Ventas
·
VENTAS-T.3-12/02. Conversación telefónica donde nos hacen el pedido el
cliente y lo comunicamos a Compras (ya que NO tenemos existencias).
·
COMPRAS-T.5-12/02.
o
Valora
los plazos de entrega y
o
hace
pedido nº12 al proveedor CLEARBEL.
o
Confirma
a Ventas que se ha hecho el pedido
·
VENTAS-T.5.
Al recibir la conformidad de Compras para suministrar, se lo confirmamos a su
vez al cliente.
·
ALMACÉN-el 17/02 NOS
HEMOS QUEDADO AQUÍ EL VIERNES 6/11
o
T.6-llega el pedido 12 del proveedor, hecho
el 13/02 y se lo comunica a Ventas (y debería a Compras).
o
T.7-emite albarán 22 al cliente. Se envía a
Ventas para facturar
·
VENTAS-T.7-17/02-envía la
fra.19 al cliente (para cobrar) y la pasa a contabilidad a pdte.de
contabilizar.
Y así acaba este
proceso de venta nº3.
Continuamos:
4. Nuevas ventas:
VENTAS: T.8.1 recibimos pedidos de clientes
ALMACÉN:T.8 se hacen albaranes
VENTAS: T.8.2 se hacen fras.+ T.9 listado
fras.mes2
·
5. Llega
mercancía:
ALMACÉNàT.10.2 alb.recibidos (que enviamos a Compras, en espera de sus
fras.)y
T.11 llega n/pedido del proveedor Mobilprix con su fra.
COMPRASàT.8 comprueba
fra.que envía a Contabilidad.
6. Sin stock de envases y cajas:
ALMACÉNàT.12
COMPRASàT.9
ALMACÉNàT.13 (fin de Almacén)
·
7. Sigue
llegando mercancía:
o
Compras:
§
T.10
llega alb.y fra. Que se envía a Contab.
§
T.11.Listado
de pedidos de compras.
Ahora podemos aprovechar y continuar con algunas fichas de almacén. Para ello usaremos la ficha de control Almacén mes2.
Tenéis un email con un archivo llamado "control almacén mes 2".
Además nos queda la T.1 de Ventas donde hay que redactar un INFORME.
fin mes2
